什麼是存證信函

所稱的「存證信函」，其實就是「郵局存證信函」的簡稱，依照郵政規則第九十九條第一項規定，各類的國內掛號信函交寄時，以內容完全相同的副本留存由郵局備作證據者，稱之為存證信函。
故存證信函必定是掛號信函，且限定於國內的信函，得寄至國內任何郵遞通達的地方，如果收件的人在國外，則無法向外國寄發存證信函。



 

寫存證信函注意事項

1.向郵局購買特定用紙：
首先，向郵局購買存證信函特定用紙，一式最少三份，亦即按雙方當事人之人數外加一份（例如：寄件人有一人，而收件人有三人時，即應製作五份），由寄件人、收件人、郵局三造各執一份。

2.撰寫存證信函須注意事項：
撰寫存證信函須掌握時機（法律時效、合理催告時間）及重點。並應注意人（當事人）、事（何種法律行為）、時（為法律行為時間）、地（法律行為地）、物（標的物）等重要事項。撰寫時務必清楚寫明「目的」，例如要求退貨、退款、解除契約、減少價金等，不可含糊不清。存證信函不同於一般信件，字句要力求簡潔，避免參雜感情或使用模棱兩可語句，以達法律上意思表示與催告的目的。若未曾受過法律專業訓練，強烈建議委請律師撰寫或審稿，避免遺漏重要事項，或被對方找出反擊漏洞，反傷自己，更喪失第一時間主張權利的機會。

3.如有塗改須註明字數並蓋章：
存證信函不同於一般書信可任意塗改，若有增、刪文字，必須於欄外註明訂正何字、插入何字，並註明字數；並且，修改處必須要蓋章，訂正或刪除之文字須清晰可辨。

4.至郵局用雙掛號寄出：
書寫完成後至郵局用雙掛號寄出。郵局承辦人員會形式上加以檢查，如查看寄件人處或騎縫處是否有蓋章，檢查無誤後即受理寄出。

5.「寄送收據」及「回執證明」須妥善保存：
郵局給的「特殊郵件寄送收據」和寄件人持有的存證信函、及事後收到的「回執證明」明信片都很重要，務必妥善保存，不可遺失。


 

存證信函功用

存證信函，是一種透過郵局來證明發信日期及發信內容的一種證明函件，寄件人只要透過郵局寄發存證信函，如果對方確實收到，寄件人即可掌握有利的證據。

故存證信函的最大功用為保存證據。




 

存證信函的效力如何

當事人的意思表示，除了法律規定必須以書面為之外，大多未強行規定應以書面為之。但不論法律是否規定須用書面，如以存證信函為意思表示，則存證信函的副本即可當做曾為此意思表示的有力證據。因為存證信函的副本，郵局已在上面蓋有郵戳、日期及編號，又有對方收信的回執證明，得以之作為訴訟上強而有力的證據。
有時口頭上的「一諾千金」，還不如一紙存證信函來得有效
所謂「舉證之所在，敗訴之所在」，所以應善加利用存證信函的證據力。

 

如何能申請查閱存證信函

如果寄發存證信函後，自己保留的副本遺失或沒有收到回執證明，應如何補救？
因郵局的存證信函副本自交寄日起，由郵局保存三年，期滿郵局得銷毀之，
因此，如果自己保留的副本遺失或沒有收到回執證明，
可以在上述期間內持原憑證向原交寄郵局申請查閱或申請發給證明。




如果對方不收存證信函的話怎麼辦


如果對方拒收存證信函，可以為下列處理：

(一)將退回來的存證信函完整保留，不要拆封，因為信封上會有退件的理由（查無此人或遷移不明……等）。
(二)在發存證信函時，最好連同對方的聯絡地址（居所地）及戶籍地址都寄發，
      如果只對聯絡地址寄發，可以再對戶籍地址寄發一次。
(三)如果居所地和戶籍地都沒有人收，在訴訟上可作為惡意逃避或避不出面的佐證。
(四)可作為應送達處所不明的證明，向法院聲請公示送達，照樣可以讓意思表示發生效力。
(五)如果對方故意拒收、查無此人或遷址不明，則應考慮是否採取訴訟程序，以保障自己的權利喔。